REKISTERIN PITÄJÄ

Kuopion Työterveys Oy
Koljonniemekatu 2, 3 krs.
70100 Kuopio

REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Minna Karpansalo
LT, Työterveyshuollon erikoislääkäri
Toimitusjohtaja, johtava työterveyslääkäri
Kuopion Työterveys Oy
minna.karpansalo(a)kuopiontyoterveys.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS / REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Potilas- ja asiakasrekisteriä käytetään työterveyshuoltolaissa säädetyn lakisääteisen työterveyshuollon sekä vapaaehtoisena järjestettävän sairaanhoitosopimuksen mukaisten palveluiden tuottamisessa asiakasyritysten sopimusten mukaisesti

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

  • Potilaan/asiakkaan yksilöintitiedot
  • Lakisääteisen työterveydenhuollon ja muun lakisääteisen toiminnan edellyttämät tiedot
  • Vapaaehtoisesti järjestetyn sairaanhoidon tiedot
  • Työterveydenhuollon toteutukseen liittyvät tiedot, jotka on syytä olla käytettävissä potilaan hoidossa

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

  • potilas/asiakas – lääkäri/muu hoitohenkilöstö, hoidon tutkimus- ja johtopäätöstiedot
  • muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä saadut potilastiedot esim. erikoissairaanhoidosta tai aikaisemmista hoitopaikoista potilaan kirjallisella suostumuksella. Tiedot skannataan sähköiseen potilastietojärjestelmään, jonka jälkeen paperikopiot hävitetään tietoturvavaatimusten mukaisesti.

TIETOJEN LUOVUTUS

  • Potilastietojen luovuttaminen potilaan suostumuksella
  • Lakiin perustuvat poikkeukset suostumusedellytyksestä

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisteriä käyttävät vain Kuopion Työterveys Oy:n työntekijät

Manuaaliset asiakirjat

  • Potilasasiakirjojen laatimisen, tietojen ryhmittelyn sekä osarekistereiden yms. avulla varmistetaan potilastietojen suojaaminen
  • Päivittäinen käyttö ja säilytys asianmukaisesti sivullisilta suojattuna ja lukollisissa tiloissa

Tietojärjestelmän potilasasiakirjat

  • Asiakirjojen laatimismallit ja tietorakenteet, tietojen ryhmittely ym. toteutetaan tehtävien hoidon ja luovutusten tarpeiden mukaan
  • Järjestelmien käytössä on henkilökohtaisesti määritellyt salasanat ja käyttäjätunnukset, käyttöä seurataan ja valvotaan
  • Toimintayksikössä on laadittu ohjeet ja henkilöstö on koulutettu tietosuojakysymyksistä (esim. työaseman lukitus työntekijän poistuessa työhuoneesta)
  • Henkilöstö tietää tietojärjestelmien toimintaperiaatteista ja osaa käyttää järjestelmiä
  • Henkilöstöltä edellytetään vaitiolo- ja käyttäjäsitoumukset
  • Seuraamukset on määritelty lain ja ohjeiden vastaisesta toiminnasta
  • Muut suojausmenettelyt, myös käytännön toiminnan kannalta: – esim. varmuuskopionti

HENKILÖTIETOLAIN 6 LUVUN 26 &:N MUKAINEN TARKASTUSOIKEUS

  • Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat työterveydenhuollon rekisteriin talletetut tiedot
  • Potilaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne myös kopiona kirjallisena
  • Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa
  • Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi se, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille
  • Potilas täyttää lomakkeen, jolla pyytää tietoja nähtäväkseen
  • Tarkastusoikeuden myöntää hoitava lääkäri